Po śmierci bliskiej osoby formalności urzędowe zaczynają się od dokumentu, bez którego nie da się załatwić spraw w ZUS, banku, u notariusza ani w sądzie. W praktyce chodzi nie tylko o sam akt zgonu, ale najczęściej o jego odpis, bo to właśnie odpis okazuje się instytucjom. Najważniejsze są trzy rzeczy: kto może go dostać, ile kosztuje i który rodzaj odpisu wybrać. Poniżej konkretnie: aktualne opłaty, potrzebne dokumenty, terminy i sytuacje, w których urząd wyda odpis od ręki albo każe poczekać kilka dni.
Akt zgonu a odpis aktu zgonu — to nie jest to samo
Akt zgonu to wpis w rejestrze stanu cywilnego prowadzonym przez Urząd Stanu Cywilnego. Tego wpisu nie zabiera się z urzędu do domu. W obrocie prawnym używa się odpisu aktu zgonu, czyli urzędowego dokumentu potwierdzającego dane z aktu.
To rozróżnienie jest ważne, bo pytanie „ile kosztuje akt zgonu” w praktyce oznacza zwykle: ile kosztuje odpis skrócony albo odpis zupełny. Samo sporządzenie aktu zgonu po zgłoszeniu zgonu w USC nie podlega opłacie skarbowej. Płatny jest dopiero dodatkowy odpis, jeśli jest potrzebny więcej niż ten wydawany z urzędu.
Po zarejestrowaniu zgonu USC wydaje jeden bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu. Kolejne egzemplarze są już płatne według stawek z ustawy o opłacie skarbowej.
Ile kosztuje akt zgonu — aktualne opłaty
Stawki są ustawowe i takie same w całej Polsce. Nie zależą od miasta ani od konkretnego urzędu. Wynikają z ustawy z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej oraz tabeli opłat stosowanej przez urzędy stanu cywilnego i serwis gov.pl.
| Rodzaj dokumentu | Opłata | Kiedy wystarcza | Uwagi |
|---|---|---|---|
| Pierwszy odpis skrócony | 0 zł | po zgłoszeniu zgonu | wydawany z urzędu |
| Odpis skrócony aktu zgonu | 22 zł | ZUS, bank, pracodawca, ubezpieczyciel | najczęściej zamawiany |
| Odpis zupełny aktu zgonu | 33 zł | sprawy sądowe, spadkowe, zagraniczne | zawiera pełną treść aktu |
| Pełnomocnictwo | 17 zł | gdy dokument odbiera pełnomocnik | opłata skarbowa od pełnomocnictwa |
W praktyce najczęściej wystarcza odpis skrócony za 22 zł. Jeżeli sprawa dotyczy postępowania spadkowego, zagranicznego urzędu albo sądu, bezpieczniej od razu sprawdzić, czy potrzebny nie będzie odpis zupełny za 33 zł.
Kto może uzyskać odpis aktu zgonu
Odpis aktu zgonu nie jest wydawany każdemu, kto o niego poprosi. To dokument z rejestru stanu cywilnego, więc obowiązuje ograniczony krąg uprawnionych osób. Zasady wynikają z ustawy z 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego.
Odpis dostanie przede wszystkim:
- małżonek osoby zmarłej,
- wstępni i zstępni, czyli np. rodzice, dziadkowie, dzieci, wnuki,
- rodzeństwo,
- przedstawiciel ustawowy,
- pełnomocnik,
- osoba, która wykaże interes prawny,
- sąd, prokurator, organy administracji publicznej.
Sam „interes faktyczny” nie wystarcza. Ciekawość, chęć uporządkowania rodzinnej historii albo prośba dalszego znajomego nie daje prawa do uzyskania dokumentu. Jeżeli urząd nie widzi podstawy prawnej, odpisu nie wyda.
Interes prawny oznacza, że dokument jest potrzebny do konkretnej sprawy wynikającej z przepisu, np. postępowania spadkowego albo sądowego. To musi dać się wykazać dokumentem lub numerem sprawy.
Jak uzyskać akt zgonu w urzędzie i online
Odpis można zamówić osobiście, listownie albo przez internet. Najwygodniejsza jest dziś usługa na gov.pl pod nazwą „Uzyskaj odpis aktu stanu cywilnego”. Wniosek online wymaga Profilu Zaufanego, e-dowodu albo podpisu kwalifikowanego.
Wizyta w USC
W urzędzie sprawa jest najprostsza, jeśli akt znajduje się już w centralnym rejestrze. Wtedy odpis bywa wydawany od ręki. Trzeba mieć dokument tożsamości i dane osoby zmarłej: imię, nazwisko, datę lub miejsce zgonu, a najlepiej także numer PESEL, jeśli jest znany.
Jeżeli dokument odbiera pełnomocnik, urząd pobierze zwykle 17 zł opłaty skarbowej od pełnomocnictwa, chyba że pełnomocnikiem jest najbliższa rodzina zwolniona z tej opłaty na zasadach ustawowych.
Wniosek przez internet
Przez gov.pl składa się wniosek do wybranego USC albo do urzędu, który ma dostęp do aktu w rejestrze. Opłatę wnosi się elektronicznie, a dokument można odebrać osobiście lub otrzymać pocztą — zależnie od tego, co przewiduje formularz i dany urząd.
Droga online jest wygodna, ale nie zawsze najszybsza. Jeżeli akt zgonu nie został jeszcze przeniesiony do Rejestru Stanu Cywilnego, urząd musi najpierw odtworzyć dane z papierowych ksiąg. To wydłuża termin.
Jakie dokumenty są potrzebne do uzyskania odpisu
Bez danych identyfikujących osobę zmarłą urząd nie obsłuży wniosku sprawnie. Im więcej konkretów, tym mniejsze ryzyko wezwania do uzupełnienia. To szczególnie ważne przy starszych aktach, sporządzonych jeszcze w księgach papierowych.
We wniosku zwykle podaje się:
- imię i nazwisko osoby zmarłej,
- datę i miejsce zgonu,
- stopień pokrewieństwa albo podstawę prawną wniosku,
- rodzaj odpisu: skrócony lub zupełny,
- sposób odbioru dokumentu,
- potwierdzenie wniesienia opłaty 22 zł lub 33 zł.
Przy osobistym odbiorze potrzebny jest dowód osobisty albo paszport. Gdy wniosek składa pełnomocnik, dochodzi pełnomocnictwo. Gdy podstawą jest interes prawny, urząd może zażądać np. wezwania z sądu, sygnatury sprawy lub pisma od notariusza.
Ile się czeka na odpis aktu zgonu
Jeśli akt jest w systemie, odpis często da się dostać od ręki. To najprostszy scenariusz. Dotyczy zwłaszcza nowszych dokumentów, już wpisanych do elektronicznego Rejestru Stanu Cywilnego.
Jeżeli akt wymaga przeniesienia z papierowej księgi do rejestru, czas oczekiwania rośnie. Zgodnie z informacjami publikowanymi przez gov.pl i urzędy stanu cywilnego, urząd ma wtedy zwykle do 10 dni roboczych na załatwienie sprawy. W praktyce dużo zależy od tego, gdzie sporządzono akt i jak szybko urząd ma dostęp do księgi.
Przy wysyłce pocztą trzeba doliczyć czas doręczenia przez Pocztę Polską albo operatora wskazanego przez urząd. Jeśli dokument jest potrzebny do pilnej sprawy spadkowej, odbiór osobisty jest po prostu szybszy.
Do banku, ZUS i większości ubezpieczycieli zwykle wystarcza odpis skrócony. Do zagranicznego urzędu albo sądu częściej potrzebny jest odpis zupełny.
Gdzie zgłasza się zgon i skąd bierze się pierwszy odpis
Zgon zgłasza się w Urzędzie Stanu Cywilnego właściwym dla miejsca zgonu. To urząd sporządza akt zgonu na podstawie karty zgonu. Bez tej rejestracji nie da się potem uzyskać odpisu.
Zgłoszenia dokonuje się zwykle niezwłocznie, najczęściej przez najbliższą rodzinę albo podmiot organizujący pochówek. W praktyce formalności pogrzebowe często koordynuje zakład pogrzebowy, ale sam dokument urzędowy i tak wystawia wyłącznie USC.
Po sporządzeniu aktu urząd wydaje jeden bezpłatny odpis skrócony. To ten dokument najczęściej trafia potem do zakładu pogrzebowego, banku lub do wniosku o zasiłek pogrzebowy w ZUS, który od 1 marca 2011 r. wynosi 4000 zł.
Kiedy wybrać odpis skrócony, a kiedy zupełny
Nie ma sensu płacić za odpis zupełny, jeśli instytucja wymaga tylko skróconego. To prosty sposób, by nie mnożyć kosztów w i tak trudnym momencie.
Odpis skrócony
To standardowy wybór do większości codziennych formalności. Zawiera podstawowe dane: imię i nazwisko zmarłego, datę i miejsce zgonu oraz inne najważniejsze informacje z aktu.
Sprawdza się przy takich sprawach jak:
- zgłoszenie śmierci do ZUS,
- zamknięcie rachunku w banku, np. w PKO BP, Pekao czy Santander Bank Polska,
- formalności u pracodawcy,
- wypłata świadczenia z polisy na życie w PZU, Warta albo Allianz.
Odpis zupełny
Ten wariant zawiera pełną treść aktu zgonu. Jest potrzebny tam, gdzie instytucja wymaga szerszych danych albo dokładnego brzmienia wpisu z rejestru. Najczęściej chodzi o postępowania przed sądem, czynności notarialne i sprawy prowadzone za granicą.
Jeżeli urząd lub sąd nie wskazał rodzaju dokumentu, warto zapytać przed złożeniem wniosku. Różnica między 22 zł a 33 zł jest mała, ale liczy się czas — ponowny wniosek to kolejny obieg dokumentów.
Najczęstsze pytania
Czy można dostać akt zgonu przez internet?
Tak, chodzi o odpis aktu zgonu zamawiany przez gov.pl. Potrzebny jest Profil Zaufany, e-dowód albo podpis kwalifikowany, a urząd i tak sprawdzi, czy wnioskodawca ma prawo do dokumentu.
Ile kosztuje kolejny odpis aktu zgonu?
Kolejny odpis skrócony kosztuje 22 zł, a odpis zupełny 33 zł. Jeżeli sprawę załatwia pełnomocnik, może dojść opłata 17 zł od pełnomocnictwa.
Czy każdy członek rodziny może uzyskać odpis aktu zgonu?
Nie. Uprawnione są osoby wskazane w przepisach, m.in. małżonek, dzieci, rodzice, dziadkowie, wnuki i rodzeństwo. Inna osoba musi wykazać interes prawny.
Ile czasu czeka się na odpis aktu zgonu?
Jeżeli akt jest już w Rejestrze Stanu Cywilnego, dokument często da się uzyskać od ręki. Gdy potrzebne jest przeniesienie aktu z księgi papierowej, urząd ma zwykle do 10 dni roboczych.
Czy pierwszy odpis aktu zgonu jest darmowy?
Tak. Po sporządzeniu aktu zgonu USC wydaje jeden bezpłatny odpis skrócony. Opłaty pojawiają się dopiero przy kolejnych egzemplarzach albo przy wyborze odpisu zupełnego.