Akta osobowe część B to jedna z najważniejszych części dokumentacji pracowniczej. W praktyce obejmuje ona dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, a więc pisma, oświadczenia i potwierdzenia, które pracodawca gromadzi od momentu przyjęcia pracownika do pracy oraz w trakcie trwania zatrudnienia.
W dobrze przygotowanym układzie warto uwzględnić przede wszystkim dane pracownika, dane pracodawcy, oznaczenie stanowiska, datę zatrudnienia oraz wykaz dokumentów przechowywanych w tej części teczki osobowej. Charakterystyczną cechą takiego wzoru jest przejrzystość, możliwość szybkiego uzupełnienia oraz zachowanie miejsca na podpis, daty i uwagi organizacyjne.
Poniższy wzór „Akta osobowe część B – wzór do wydruku” ma charakter pomocniczy i porządkujący. Może być stosowany jako karta otwierająca część B albo wewnętrzny formularz porządkowy w teczce pracownika. Najważniejsze jest, aby treść dokumentu odpowiadała rzeczywistemu obiegowi dokumentów w firmie oraz była zgodna z aktualnymi zasadami prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
| Pracownik | ………………………………………………………………………………………. |
| Stanowisko | ………………………………………………………………………………………. |
| Komórka organizacyjna | ………………………………………………………………………………………. |
| Data zatrudnienia | ………………………………………………………………………………………. |
Wykaz dokumentów w części B
| Lp. | Nazwa dokumentu | Data | Uwagi |
|---|---|---|---|
| 1 | Umowa o pracę / potwierdzenie warunków zatrudnienia | ……………. | ……………. |
| 2 | Zakres obowiązków / opis stanowiska | ……………. | ……………. |
| 3 | Potwierdzenie zapoznania z regulaminem pracy | ……………. | ……………. |
| 4 | Potwierdzenie zapoznania z przepisami BHP i ppoż. | ……………. | ……………. |
| 5 | Orzeczenie lekarskie dotyczące badań wstępnych / okresowych | ……………. | ……………. |
| 6 | Aneksy do umowy / porozumienia zmieniające | ……………. | ……………. |
| 7 | Dokumenty związane z powierzeniem mienia lub uprawnień | ……………. | ……………. |
jak korzystać z tego wzoru
Przygotowany wzór można wykorzystać jako kartę porządkującą akta osobowe część B albo jako prosty formularz kontrolny dla działu kadr. Tabela zawiera przykładowe pozycje, które bardzo często pojawiają się w dokumentacji pracowniczej, jednak w konkretnym zakładzie pracy katalog dokumentów może wyglądać nieco inaczej. Właśnie dlatego dokument pozostawia miejsce na uwagi i daty.
Jeżeli firma prowadzi akta osobowe w formie papierowej, taki druk ułatwia szybkie sprawdzenie, czy do teczki trafiły wszystkie wymagane dokumenty. W przypadku dokumentacji elektronicznej wzór może pełnić funkcję pomocniczą przy porządkowaniu skanów lub plików przypisanych do pracownika.
co można zmodyfikować
zakres rubryk
Można bezpiecznie dodać pola dotyczące numeru ewidencyjnego pracownika, działu, rodzaju umowy albo informacji o zmianie stanowiska. W wielu organizacjach przydatna będzie także dodatkowa kolumna wskazująca numer dokumentu, liczbę stron lub miejsce przechowywania oryginału.
lista dokumentów
Wykaz w tabeli warto dostosować do realnego obiegu dokumentów. Nie każdy pracodawca gromadzi identyczny zestaw pism, a część dokumentów może występować wielokrotnie, na przykład przy kolejnych aneksach do umowy o pracę. Jeżeli w firmie często pojawiają się dokumenty dotyczące zmiany warunków zatrudnienia, delegowania czy odpowiedzialności materialnej, dobrze jest dodać kolejne wiersze.
na co uważać przy prowadzeniu części B
Najważniejsza jest poprawna kwalifikacja dokumentów. Część B nie powinna zawierać przypadkowych pism kadrowych tylko dlatego, że dotyczą pracownika. Dokumenty należy porządkować zgodnie z ich charakterem oraz obowiązującymi zasadami prowadzenia akt osobowych. Dla porządku warto zachować spójne nazewnictwo dokumentów i jednakowy sposób wpisywania dat.
Warto także zwrócić uwagę na aktualność danych. Jeżeli zmienia się stanowisko, zakres obowiązków lub warunki zatrudnienia, wpis w wykazie powinien zostać uzupełniony niezwłocznie. Nieczytelne skróty, brak dat i brak podpisów to najczęstsze błędy, które utrudniają późniejszą kontrolę dokumentacji.
dodatkowe wskazówki praktyczne
Jeżeli wzór ma być używany regularnie, dobrze przygotować kilka wersji: podstawową, rozszerzoną oraz wersję dla pracowników zatrudnianych na stanowiskach wymagających dodatkowych uprawnień lub badań. Dzięki temu akta osobowe część B będą prowadzone szybciej i bardziej jednolicie. Dobrą praktyką jest też okresowy przegląd teczek osobowych, aby upewnić się, że wzór dokumentu odpowiada aktualnym procedurom kadrowym oraz rzeczywistej zawartości akt.