Wniosek o wydanie świadectwa pracy – wzór i jak go poprawnie wypełnić?

Wniosek o wydanie świadectwa pracy to dokument, który pracownik składa do pracodawcy, gdy potrzebuje otrzymać świadectwo pracy w sytuacjach innych niż rozwiązanie umowy o pracę. Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku, co wynika z przepisów Kodeksu pracy.

Dokument ten powinien zawierać dane identyfikacyjne pracownika (imię, nazwisko, adres zamieszkania), dane pracodawcy (nazwa firmy, adres), a także jasno określony cel złożenia wniosku. Warto również wskazać konkretny rodzaj świadectwa pracy, o które się ubiega – może to być świadectwo pracy za cały okres zatrudnienia lub za określony jego fragment.

Najczęstsze sytuacje, w których pracownik składa taki wniosek, to konieczność przedstawienia dokumentu w urzędzie (np. w celu ustalenia prawa do zasiłku, obliczenia emerytury), ubieganie się o kredyt, czy też potrzeba potwierdzenia stażu pracy. Wniosek może zostać złożony w dowolnym momencie trwania stosunku pracy, nie tylko przy jego zakończeniu.

Forma wniosku jest dowolna – może być złożony pisemnie lub elektronicznie. Ważne jest jednak, aby zawierał wszystkie niezbędne informacje umożliwiające pracodawcy jednoznaczną identyfikację pracownika oraz zrozumienie, jakiego dokumentu dotyczy żądanie. Podpis pracownika oraz data złożenia wniosku to elementy, które nadają dokumentowi moc prawną i pozwalają na kontrolę terminu realizacji obowiązku przez pracodawcę.

Kiedy można złożyć wniosek o wydanie świadectwa pracy

Wniosek o wydanie świadectwa pracy można złożyć w każdym czasie trwania stosunku pracy. Nie jest konieczne rozwiązanie umowy o pracę, aby otrzymać ten dokument. Pracownik ma prawo wystąpić o świadectwo pracy nawet wtedy, gdy nadal jest zatrudniony u danego pracodawcy.

Najczęstsze sytuacje, w których pracownicy składają taki wniosek, to potrzeba udokumentowania stażu pracy w urzędach państwowych, instytucjach finansowych przy ubieganiu się o kredyt, czy w celach emerytalnych. Pracodawca nie może odmówić wydania świadectwa pracy, jeśli pracownik złoży stosowny wniosek.

Jak poprawnie wypełnić wniosek

Dane osobowe i adresowe

W prawym górnym rogu dokumentu należy umieścić miejsce i datę sporządzenia wniosku. Poniżej, po lewej stronie, wpisujemy pełne dane pracownika: imię, nazwisko oraz dokładny adres zamieszkania. Następnie podajemy dane pracodawcy – pełną nazwę firmy oraz jej adres.

Treść wniosku

W głównej części wniosku warto powołać się na art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy, który daje pracownikowi prawo do otrzymania świadectwa pracy na żądanie. Należy jasno określić, za jaki okres zatrudnienia ma zostać wydane świadectwo – może to być cały okres pracy u danego pracodawcy lub tylko jego określony fragment.

Dobrą praktyką jest wskazanie celu, w jakim świadectwo jest potrzebne, choć nie jest to wymóg prawny. Informacja ta może jednak ułatwić pracodawcy zrozumienie potrzeb pracownika i przyspieszyć proces wydania dokumentu.

Podpis i data

Wniosek musi zawierać czytelny podpis pracownika. Data złożenia wniosku jest istotna ze względu na 7-dniowy termin, w jakim pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy. Termin ten liczy się od dnia doręczenia wniosku pracodawcy.

Co można zmodyfikować we wniosku

Przedstawiony wzór wniosku można dostosować do indywidualnych potrzeb. Można dodać numer PESEL, stanowisko zajmowane w firmie oraz datę rozpoczęcia pracy – te informacje ułatwiają pracodawcy identyfikację pracownika, zwłaszcza w większych firmach.

Jeśli pracownik potrzebuje świadectwa pracy tylko za określony okres zatrudnienia (np. w związku ze zmianą stanowiska lub przejściem do innej jednostki organizacyjnej), należy precyzyjnie określić ten okres we wniosku, podając daty początkową i końcową.

Forma złożenia wniosku

Wniosek można złożyć w formie papierowej (osobiście, za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub kuriera) lub elektronicznej. W przypadku formy elektronicznej wniosek powinien być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub przesłany z adresu e-mail pracownika wskazanego w dokumentach pracowniczych.

Warto zachować potwierdzenie złożenia wniosku – może to być potwierdzenie odbioru przy dostarczeniu osobistym, dowód nadania przesyłki pocztowej lub potwierdzenie wysłania wiadomości e-mail. Dzięki temu pracownik ma pewność, od kiedy biegnie 7-dniowy termin na wydanie świadectwa pracy przez pracodawcę.