Prowadzenie ewidencji godzin pracy przy umowie zlecenie to obowiązek, który często sprawia trudności zarówno zleceniobiorcom, jak i zleceniodawcom. Wiele osób nie wie, jak prawidłowo dokumentować czas pracy, jakie informacje powinny znaleźć się w rejestrze i jakie konsekwencje grożą za niedopełnienie tego obowiązku. W tym poradniku dowiesz się, jak krok po kroku stworzyć i prowadzić ewidencję godzin pracy, która spełni wszystkie wymogi prawne.
Dlaczego prowadzenie ewidencji godzin jest obowiązkowe?
Od 2017 roku obowiązek ewidencjonowania godzin wykonywania umowy zlecenia wynika wprost z przepisów Kodeksu Pracy. Ma on na celu:
– Weryfikację przestrzegania przepisów o minimalnej stawce godzinowej
– Kontrolę rzeczywistego czasu pracy zleceniobiorcy
– Ochronę praw zleceniobiorców przed nadużyciami
– Zapewnienie transparentności rozliczeń
Pamiętaj! Brak prowadzenia ewidencji godzin pracy może skutkować karą grzywny od 1000 zł do nawet 30 000 zł dla zleceniodawcy.
Obowiązek ten dotyczy wszystkich umów zlecenia oraz umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu, niezależnie od sposobu ustalenia wynagrodzenia (stawka godzinowa, miesięczna, zadaniowa itp.).
Kto odpowiada za prowadzenie ewidencji godzin?
Zgodnie z przepisami:
– Jeśli zleceniobiorca pracuje dla jednego zleceniodawcy – obowiązek prowadzenia ewidencji spoczywa na zleceniodawcy
– Jeśli strony tak uzgodnią w umowie – ewidencję może prowadzić samodzielnie zleceniobiorca
– Niezależnie od ustaleń – ostateczna odpowiedzialność za istnienie ewidencji zawsze spoczywa na zleceniodawcy
Jak powinna wyglądać prawidłowa ewidencja godzin pracy?
Przepisy nie określają konkretnego wzoru ewidencji, jednak dokument powinien zawierać następujące elementy:
1. Dane zleceniobiorcy (imię, nazwisko)
2. Dane zleceniodawcy (nazwa firmy, adres)
3. Numer umowy zlecenia i data jej zawarcia
4. Okres rozliczeniowy (np. miesiąc)
5. Szczegółowy wykaz dni i godzin wykonywania zlecenia
6. Łączną liczbę godzin przepracowanych w danym okresie rozliczeniowym
7. Podpis zleceniobiorcy i zleceniodawcy
8. Datę sporządzenia ewidencji
Praktyczny przykład ewidencji godzin
Prawidłowo wypełniona ewidencja dla miesięcznego okresu rozliczeniowego może wyglądać następująco:
„`
EWIDENCJA GODZIN WYKONYWANIA UMOWY ZLECENIA
Zleceniobiorca: Jan Kowalski
Zleceniodawca: Firma XYZ Sp. z o.o., ul. Przykładowa 1, 00-000 Warszawa
Nr umowy: 12/2023 z dnia 01.03.2023 r.
Okres rozliczeniowy: marzec 2023
Data | Godziny pracy | Liczba godzin
01.03.2023 | 9:00-17:00 | 8
02.03.2023 | 9:00-17:00 | 8
…
31.03.2023 | 9:00-15:00 | 6
Łączna liczba godzin w okresie rozliczeniowym: 168
Data sporządzenia: 31.03.2023
Podpis zleceniobiorcy: ……………
Podpis zleceniodawcy: ……………
„`
Jak krok po kroku prowadzić ewidencję godzin pracy?
1. Ustal z drugą stroną umowy, kto będzie odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji i zapisz to w umowie zlecenia.
2. Wybierz odpowiednią formę ewidencji:
– Papierowa (wydrukowany formularz)
– Elektroniczna (arkusz kalkulacyjny, dedykowany system)
3. Przygotuj szablon ewidencji zawierający wszystkie wymagane elementy (możesz skorzystać z gotowych wzorów dostępnych w internecie).
4. Systematycznie uzupełniaj ewidencję:
– Zapisuj faktyczny czas rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego dnia
– Uwzględniaj przerwy, jeśli nie wliczają się do czasu pracy
– Sumuj godziny po każdym dniu pracy
5. Na koniec okresu rozliczeniowego:
– Podsumuj łączną liczbę przepracowanych godzin
– Podpisz dokument (zleceniobiorca i zleceniodawca)
– Zachowaj kopię dla obu stron
Wskazówka: Warto prowadzić ewidencję na bieżąco, uzupełniając ją codziennie lub co kilka dni. Próba odtworzenia czasu pracy z pamięci na koniec miesiąca może prowadzić do nieścisłości.
Najczęstsze błędy przy prowadzeniu ewidencji
1. **Brak szczegółowości** – zbyt ogólne wpisy (np. tylko sumaryczna liczba godzin w miesiącu) nie spełniają wymogów prawnych.
2. **Nieregularne uzupełnianie** – prowadzenie ewidencji „z doskoku” często prowadzi do pomyłek i nieścisłości.
3. **Zaokrąglanie czasu pracy** – należy podawać rzeczywisty czas pracy, a nie zaokrąglony do pełnych godzin.
4. **Brak podpisów** – ewidencja bez podpisów stron może zostać zakwestionowana podczas kontroli.
5. **Nieuwzględnianie wszystkich dni pracy** – każdy dzień, w którym wykonywano zlecenie, powinien być uwzględniony w ewidencji.
Praktyczne wskazówki dla zleceniobiorców
– Prowadź własną, niezależną ewidencję czasu pracy, nawet jeśli formalnie robi to zleceniodawca
– Dokumentuj swój czas pracy dodatkowo (np. robiąc zrzuty ekranu, zapisując logi pracy)
– Przechowuj kopie ewidencji przez okres co najmniej 3 lat (na wypadek ewentualnych sporów)
– Regularnie porównuj swoją ewidencję z oficjalną wersją zleceniodawcy
– W przypadku pracy zdalnej, korzystaj z aplikacji do śledzenia czasu pracy, które mogą stanowić dodatkowe potwierdzenie
Przydatne narzędzia do prowadzenia ewidencji
1. **Arkusze kalkulacyjne** (Excel, Google Sheets) – pozwalają na automatyczne sumowanie godzin i tworzenie przejrzystych raportów.
2. **Dedykowane aplikacje** do śledzenia czasu pracy (Toggl, Clockify, TimeCamp) – umożliwiają precyzyjne mierzenie czasu z dokładnością do minut.
3. **Gotowe szablony PDF** – dostępne w internecie, wystarczy wydrukować i wypełniać ręcznie.
4. **Systemy kadrowo-płacowe** – bardziej zaawansowane rozwiązanie dla firm zatrudniających wielu zleceniobiorców.
Ważne! Niezależnie od wybranej metody, ewidencja musi być prowadzona w sposób umożliwiający weryfikację rzeczywistego czasu pracy i stawki godzinowej.
Jak długo przechowywać ewidencję godzin pracy?
Przepisy nie określają jednoznacznie okresu przechowywania ewidencji godzin pracy przy umowie zlecenie. Jednak, biorąc pod uwagę:
– Okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (3 lata)
– Możliwość kontroli PIP i innych organów
– Potrzebę dokumentacji dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych
Zaleca się przechowywanie ewidencji przez minimum 3 lata, a najlepiej przez 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym umowa była realizowana.
Prawidłowo prowadzona ewidencja godzin pracy to nie tylko wymóg prawny, ale także zabezpieczenie interesów obu stron umowy zlecenia. Dzięki systematycznemu i dokładnemu dokumentowaniu czasu pracy unikniesz potencjalnych sporów i będziesz mieć pewność, że wszystko odbywa się zgodnie z przepisami.